Rekrytointiprosessi on harvoin pitkä siksi, että joku olisi alun perin suunnitellut keston olevan nälkävuoden pituinen. Useammin syy on arkisempi: kalenterit täyttyvät, päätökset odottavat ja haastatteluille etsitään aikaa vasta siinä vaiheessa, kun hakijat ovat jo valmiita etenemään.

Silloin viikon viive muuttuu helposti kahdeksi. Hakijan näkökulmasta prosessi tuntuu pysähtyneeltä, vaikka yrityksessä kaikki kokevat olevansa vain kiireisiä.

Venyminen ei ole vain hakijakokemuksen kysymys. Se voi vaikuttaa myös siihen, saadaanko parhaat ehdokkaat pidettyä mukana. Hyvä osaaja ei välttämättä odota viikkokausia, jos samaan aikaan toinen prosessi etenee selkeästi ja nopeasti. Siksi aikataulutus on myös olennainen osa rekrytoinnin kilpailukykyä.

Aikataulu tehdään ennen haun avaamista

Hyvä rekrytointiaikataulu ei tarkoita vain hakemusten viimeistä jättöpäivää. Siihen kuuluvat myös haastattelut, palautteet, mahdollinen toinen kierros, päätöksenteko ja työtarjouksen tekeminen.

Kun nämä ajat varataan etukäteen, rekrytointi saa kalenterissa saman painoarvon kuin muutkin liiketoiminnan kannalta tärkeät asiat.

Kalenterivarauksen ei tarvitse tarkoittaa, että haastateltavat ovat jo tiedossa. Voi varata kaksi iltapäivää ensimmäisille haastatteluille, yhden ajan jatkokeskusteluille ja päätösajan niiden jälkeen. Jos aikoja ei lopulta tarvita, ne vapautuvat. Jos niitä tarvitaan, koko prosessi ei joudu muiden kokousten väliin.

Roolitus estää odottamisen

Jos prosessissa ovat mukana esimerkiksi HR, rekrytoiva esihenkilö ja toimitusjohtaja, kannattaa sopia selkeästi, kuka tekee mitäkin ja missä vaiheessa. Kuka käy hakemukset läpi? Kuka viestii hakijoille? Kuka tekee lopullisen päätöksen? Yhtä tärkeätä on varata myös kalenterista aikaa näiden toimenpiteiden tekemiselle.

On hyvä muistaa, että jos vastuu on kaikilla, se on helposti ei kenelläkään.

Roolitus kannattaa viedä myös päätöksentekoon asti. Kenen palautetta odotetaan ennen seuraavaan vaiheeseen etenemistä? Tarvitaanko kaikkien yksimielisyys vai onko yhdellä henkilöllä päätösvalta? Kun tämä on selvää, hakijaa ei tarvitse pitää odottamassa organisaation sisäistä keskustelua pidempään kuin on tarpeen.

Myös aikataulumuutoksesta voi viestiä hyvin

Kaikkea ei voi ennakoida. Haastattelija sairastuu, päätöksentekijä joutuu matkalle tai organisaatiossa tapahtuu jotain muuta kiireellistä.

Hakijakokemus ei romahda siitä, että aikataulu muuttuu. Se kärsii siitä, jos hakija ei tiedä muutoksesta mitään.

Viestin ei tarvitse olla monimutkainen: “Aikataulumme muuttui, ja palaamme asiaan ensi viikon keskiviikkoon mennessä.” Jo tällainen tieto poistaa paljon epävarmuutta. Samalla yritys osoittaa, että hakijan aikaa ja prosessiin käyttämää panosta arvostetaan.

Yksi peukalosääntö on myös hyvä muistaa: mitä avoimemmin pystyy viestimään, sitä parempi se on hakijakokemuksen kannalta.

Rekrytointiprosessin kestoa ei siis lyhennetä vain tekemällä asioita nopeammin. Usein suurin hyöty syntyy siitä, että odottamisen kohdat poistetaan jo ennen haun alkamista.

Hyvin johdettu rekrytointi ei välttämättä ole nopein mahdollinen. Se on prosessi, jossa jokainen tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu ja milloin.

Seuraava askel: Haluatko kehittää omaa rekrytointiprosessianne? Katso Valiant HR:n webinaari hyvän rekrytointiprosessin rakentamisesta.

Vai haluatko ulkoistaa rekrytoinnin kumppanille? Ole huoletta, me autamme mielellämme!