Työnhakijoiden tietosuojaseloste

Asiakkaiden tietosuojaseloste

 

Työnhakijat

Päivitetty 13.9.2025

Rekisterinpitäjä

Valiant HR Oy (jatkossa Valiant)
Y-tunnus: 3565485-6
Hermiankatu 6-8 D, 2. kerros, 33720 Tampere
0504661062

Valiantin ja asiakkaan välisen toimeksiannon luonteesta riippuen Valiant voi toimia myös henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Tällöin Valiant ohjaa henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja pyynnöt asiakkaalle.

Rekisteriasiat ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Ulla Kauppi
puh. 0504661062
ulla@valianthr.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tietoja käytetään Valiantin rekrytointi- ja suorahakupalveluiden toteuttamisessa.

Rekrytoinnissa tietojen käsittelyperuste on sopimus.

Potentiaalisten ehdokkaiden henkilötietoja käsittelemme suorahakutoimintaamme liittyvän oikeutetun etumme perusteella. Käsittely liittyy asiakasyrityksillemme suoritettaviin toimeksiantoihin ja ehdokkaiden mahdolliseen soveltuvuuteen näihin tehtäviin. Noudatamme käsittelyssä tietojen minimoinnin periaatetta ja otamme huolellisesti huomioon rekisteröityjen oikeudet ja oikeutetut edut. Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään vain siltä osin kuin se on tarpeellista toimeksiantojen toteuttamiseksi ja ehdokkuuden arvioimiseksi.

Kun annat suostumuksesi, voimme lähettää sinulle myös uutiskirjeitä, jotka sisältävät ajankohtaisia asioita työnhakuun ja työelämään liittyen. Sinulla on oikeus kieltäytyä markkinointiviestinnän vastaanottamisesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.
Avoimia hakemuksia säilytetään kahden vuoden ajan hakemuksen vastaanottamisesta lähtien. Halutessasi voit antaa luvan tietojen säilytykselle tätä pidempään.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavanlaisia tietoja rekisteröidyistä:

• yhteystiedot ja muut perustiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, kansalaisuus, syntymäaika)
• lähettämäsi CV, työhakemus ja muut liitteet
• osaamiseesi, työhistoriaasi, koulutustaustaasi ja suosittelijoihisi liittyvät tiedot
• työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät toiveesi ja tiedot
• työnhakemis- ja rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot, kuten työnhaun alkamispäivä, rekrytointiprosessiin liittyvä viestintä, varatut haastatteluajat, haastattelumuistiinpanot
• videohaastattelukysymysten vastaustallenteet
• mahdollinen muu rekrytointiprosessin yhteydessä kertynyt aineisto ja muut tiedot, jotka olet meille oma-aloitteisesti antanut

Potentiaalisista ehdokkaista kerätään seuraavia tietoja:
Nimi, yhteystiedot
Kielitaitoa, koulutustaustaa ja työhistoriaa koskevat tiedot
Ansioluettelot ja mahdollinen Linkedin-profiilin osoite

Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötietosi pääosin sinulta itseltäsi rekrytointiprosessin aikana. Suorahakuja toteutettaessa tietoja voidaan kerätä myös avoimilta verkkosivuilta ja käyttämistäsi ulkopuolisista palveluista, kuten esimerkiksi LinkedInistä tai työvoimatoimiston CV-tietokannasta. Henkilötietojasi, kuten puhelinnumeroasi, voidaan päivittää lainsäädännön sallimin keinoin esimerkiksi numerotiedustelusivuilta tai organisaatioiden verkkosivuilta.

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietojasi vain suostumuksellasi Valiantin asiakasyrityksille. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tai käytä niitä muihin tarkoituksiin ilman lupaasi, elleivät viranomaismääräykset tai lainsäädäntö niin vaadi.
Valiantin henkilötietojen käsittelijänä käytetään IT-palveluntarjoajia, jotka vastaavat rekrytointiin käytettävien järjestelmien teknisestä ylläpidosta. Yhteistyökumppanit sitoutuvat käsittelemään tietoja lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti käsitellä muualla kuin Euroopan talousalueella, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen takia tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Henkilötietojen suojaaminen

Pidämme huolen henkilötietojesi luottamuksellisuudesta sekä säilymisestä teknisin ja hallinnollisin keinoin. Henkilötietojasi pääsevät käsittelemään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta oikeus käsitellä tietoja.
Säilytämme tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteiden tietoturvallisesta tuhoamisesta huolehditaan välittömästi käsittelyn jälkeen. Kullakin käyttäjällä on oma salasanan takana oleva käyttäjätunnus järjestelmään. Tietorekisterit ja tietoverkot on suojattu palomuurein, salasanoin ynnä muin teknisin keinoin.

Oikeutesi

Sinulla on seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

• Oikeus saada tietoa käsittelystä: Sinulla on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa tekemästämme henkilötietojen käsittelystä. Tämä tietosuojaseloste tarjoaa perustiedot käsittelystä.
• Oikeus saada tutustua tietoihin: Sinulla on oikeus saada tieto, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme sekä tarvittaessa saada sähköinen kopio kyseisistä tiedoista.
• Oikeus oikaista tietoja: Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojesi oikaisua tai korjausta.
• Oikeus poistaa tietoja ja tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus saada kaikki henkilötietosi poistetuksi ja tulla täten unohdetuksi. Oikeutta voi rajoittaa lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset henkilötiedot. Tietojen poistaminen tarkoittaa samalla myös rekrytointiprosessiesi keskeytymistä.
• Oikeus rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä
• Oikeus siirtää tietoja: Joissain tilanteissa voit pyytää, että siirrämme henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa, mikäli käsittely perustuu suostumukseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltävän käsittelyn laillisuuteen.
• Oikeus tehdä valitus viranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli havaitset epäkohtia henkilötietojen käsittelyssä.

Voit osoittaa pyynnöt oikeuksiisi liittyen osoitteeseen ulla@valianthr.fi.

Tekoälyn käyttö

Emme tee automaattisia päätöksiä henkilötietojen perusteella, vaan ihminen tarkistaa tiedot. Emme myöskään käytä henkilötietojasi profiloinnissa (henkilötietojen käsittelyssä erilaisilla teknologioilla, joilla on oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia sinulle).

Muutokset tähän selosteeseen

Kehitämme ja parannamme palveluitamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme, että luet tietosuojaselosteen uudelleen aika ajoin saadaksesi tietoa mahdollisista muutoksista.

 

Asiakkaat

Päivitetty 29.10.2025
Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja rekrytointipalveluiden toteuttamisen yhteydessä. Huolehdimme tietoturvasta ja yksityisyydestä huolellisesti noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä

Valiant HR Oy
Hermiankatu 6–8 D, 2. kerros,
33720 Tampere
Y-tunnus: 3565485-6

Tietosuojavastaava:
Ulla Kauppi
puh. 0504661062
ulla@valianthr.fi

Tämä tietosuojaseloste valottaa sitä, miten käsittelemme yritysasiakkaidemme henkilötietoja.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Asiakkaistamme ja heidän edustajistaan keräämme vain rekrytointipalveluiden toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• nimi ja yhteystiedot työpaikalle (sähköposti, puhelinnumero, yrityksen osoite)
• organisaatiotiedot (yrityksen nimi, asema/tehtävä)
• asiakassuhteeseen liittyvä viestintä ja sopimustiedot
• rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
• rekisteröidyn oikeuksien hallinta, kuten markkinointiluvat ja -kiellot
• laskutukseen liittyvät tiedot

Mihin tarkoituksiin käytämme tietoja?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• rekrytointipalveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen
• markkinointi ja kohdennettu asiakasviestintä
• asiakassuhteen ylläpito ja viestintä
• sopimusten hallinta ja laskutus
• palveluiden kehittäminen ja laadun varmistus

Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, asiakastilaisuuksissa tai vastaavilla tavoilla. Keräämme ja päivitämme henkilötietoja myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä sekä julkisista ja yksityisistä (esim. Fonecta) rekistereistä.

Mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpano tai siihen liittyvät toimet sekä oikeutettu etumme ylläpitää ja kehittää yritysasiakassuhteitamme.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei laki sitä edellytä. Hyödynnämme kuitenkin luotettavia palveluntarjoajia (esim. IT- ja taloushallintopalvelut), jotka käsittelevät henkilötietoja vain ohjeidemme mukaisesti ja tietoturvallisesti. Yhteistyökumppanit sitoutuvat käsittelemään tietoja lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti käsitellä muualla kuin Euroopan talousalueella, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen takia tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi mahdollisen fuusion, yrityksen omaisuuden myynnin, rahoituksen tai koko liiketoimintamme tai sen osan ostamisen yhteydessä toiselle yritykselle.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Yleensä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain edellyttämän ajan, tai kunnes tiedot todetaan vanhentuneiksi/paikkansapitämättömiksi.

Tietojen suojaaminen

Tietosi suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen.

Säilytämme tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Kullakin käyttäjällä on oma salasanan takana oleva käyttäjätunnus järjestelmään. Tietorekisterit ja tietoverkot on suojattu palomuurein, salasanoin ynnä muin teknisin keinoin.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• tarkistaa itseäsi koskevat tiedot
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun se on mahdollista
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen (soveltuvin osin)
• kieltää sinua koskevien tietojen käyttö markkinointitoimenpiteissä

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Valiant HR Oy:n tietosuojayhteyshenkilöön Ulla Kauppiin, ulla@valianthr.fi.

Muutokset tähän selosteeseen

Kehitämme ja parannamme palveluitamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme, että luet tietosuojaselosteen uudelleen aika ajoin saadaksesi tietoa mahdollisista muutoksista.